אפוסטיל

אפוסטיל: כיצד נקבל חותמת אפוסטיל? ובאיזה סיטואציות נצטרך אותה?

אפוסטיל הינה חותמת הניתנת בהתאם לאמנת האג בה מדינת ישראל חברה. מטרת האמנה היא להקל על קבילות מסמכים רשמיים (“מסמך ציבורי”) במדינות השונות החברות באמנה.

כך, למשל, תעודה הניתנת בישראל (כגון תעודת לידה, תעודת בגרות, תעודת פטירה וכו’) יוכר על ידי מדינה זרה כאשר אף היא חברה באותה אמנת האג.

ישנם מינים שונים של חותמות אפוסטיל והסוג הנדרש יהיה תלוי, בין השאר, בסוג המסמך, מדינת היעד וכו’. בהתחשב בכך, החותמת תינתן במשרד המשפטים (באמצעות בתי המשפט) – על אישור נוטריוני או על ידי משרד החוץ, בית הדין הרבני הגדול, בית משפט העליון ו/או משרדים רשמיים אחרים.

אם הגעתם לפה סביר להניח שנתבקשתם להחתים אפוסטיל על אחד מן המסמכים שלכם. משרדו של פרנק (מאיירס) מאיר נמצא פה על מנת לעשות לכם מעט סדר בבלאגן.

לפני הכל: מה זה חותמת אפוסטיל?

לפני שנתחיל לדבר על איך אנחנו מחתימים את המסמך שלנו בחותמת אפוסטיל ומה היא פרוצדורת ההמשך, עלינו להבין קודם כל מה זה אפוסטיל.

כאמור אפוסטיל היא חותמת הניתנת על ידי המשרד הממשלתי המתאים בהתאם אמנת האג לצורך אימות מסמכים כדי שיוכרו במדינה זרה. ב1978 מדינת ישראל אימצה את אמנת האג משנת 1961 בעניין אפוסטילים. באמנת האג הסכימו ביניהם המדינות החברות על “חותמת רשמית” אשר תהווה חלופה לדרישות שהיו קיימות עד אז לאימות מסמכים – ולמעשה שעדיין קיימים עבור המדינות שאינם חברות באמנה וביניהן כמה מדינות גדולות כגון: קנדה, צ’ילה וסין. לפני הצטרפותה של מדינת ישראל לאמנה – או לחלופין אם המסמך מיועד למדינה שאינה חברה באמנה – הפעולות הנדרשות עלולות לכלול: אימות תעודה ציבורית ברשות המנפיקה; ואחר כך אימות במשרד החוץ ולאחר מכן בנציגות דיפלומטית.

האמנה גם קובעת את צורת האפוסטיל והפרטים הנדרשים בחותמות: על האפוסטיל להיות ריבוע בעל מינימום 9 ס”מ לכל צלע, ובחותמת תהיינה הכותרת בצרפתית:  “Apostille (Convention de La Haye du 5 Octobre 1961)”

כמו כן ידרשו גם פרטים רבים על מנת להשלים את מראהו של האפוסטיל  – מי היא המדינה החתומה, על ידי מי המסמך נחתם, מה התפקיד של אותו אדם, חותמת של מי (משרד החוץ, בית משפט או לחילופין עובדים אשר הוכשרו לתת מענה אפוסטיל על ידי משרד המשפטים), מיקום בו נחתם האפוסטיל, תאריך, חתימה ומספר.

מתי נדרש אישור אפוסטיל?

רבים מן לקוחותינו תוהים מתי למעשה נדרש אישור אפוסטיל. למעשה, נדרש אישור אפוסטיל בכל סיטואציה בה אנו מוציאים תעודה ציבורית חתומה על ידי אחד מן הגופים בישראל ועלינו לאשר את מהימנותה ולתת לה “תוקף” זהה בחו”ל. כלומר, כדי שהמסמך יוכר בחו”ל.

המסמכים עליהם נצטרך להחתים אפוסטיל עלולים להיות: תעודות יושר, תעודות לידה, צווי ירושה, צו קיום צוואה, פסקי דין והליכים משפטיים אשר נעשו באותה מדינה, החלטות של הוצאה לפועל, בתי דין רבניים וצבאיים, תעודות גירושין, תעודות נישואין, תעודות למיניהם מרשם האוכלוסין וכן הלאה.

בנוסף לכל אלו גם תעודות השכלה ממוסודות רשמיים נחשבות לתעודות ציבוריות. בהנחה ותרצו ללמוד באחת מן המדינות החתומות באמנת האג ייתכן ויידרש חותמת אפוסטיל על תעודת הבגרות שלכם, דיפלומה או כל תואר/קורס קודם אשר לקחתם במהלך חייכם.

כמה עולה חותמת אפוסטיל?

נכון לחודש אפריל 2021 עלות אגרת אפוסטיל היא 35 ש”ח. על האפוסטיל ניתן לשלם בצורה מקוונת באתר ייעודי לכך (אתר משרד החוץ – אגרות שירות) או לחילופין לשלם בכרטיס אשראי במקום.

יחד עם זאת, עלינו להבין שהמחיר האחיד הוא  עבור האגרה לחותמת בלבד.

פעולות הנוטריוניות הנדרשות טרם חתימת האפוסטיל – אישור חתימה, אישור תרגום נוטריוני, אישור חתימה על ייפוי כוח נוטריוני, אישור העתקים של מסמכים ועוד יחוייבו על פי התעריף המחייב והקבוע בהתאם לתקנות הנוטריוניים.

אימות מסמכים במדינה זרה לצורך הגשה בישראל

מה לגבי מסמך שהונפק במדינה זרה שהיא חברה באמנת האג הנדרש לצורך הגשה בארץ?

במידה והמסמך הוחתם עם חותמת אפוסטיל במדינה הזרה החברה באמנת האג המסמך אמור להיות קביל בישראל.

אם אין אפשרות להשיג חותמת אפוסטיל על המסמך (מסיבה כלשהי) ניתן לפנות לקונסוליה הישראלית במדינה בה הונפק המסמך לראות אם הם יכולים לסייע. במקרים רבים הקונסוליה אכן יכול לסייע, למשל: אישור העתק, אימות חתימה וכו’.

אך יחד עם זאת, זמני ההמתנה למחלקות הקונסולריות השונות הם ארוכים מאוד, בתקופת הקורונה חלקם הגיעו אפילו לזמני המתנה של קרוב לשנה. במקרים כאלו כדאי לברר האם ניתן לאשר את המסמך באמצעות נוטריון מקומי + חותמת אפוסטיל.